Glauben Sie, dass die Kultur in Ihrem Unternehmen etwas mit der Kostenentwicklung zu tun hat?
Aus der Reihe Unternehmenskultur:
Halten Sie es für denkbar, dass es möglich ist, über die Änderung kultureller Einstellungen und Verhaltensweisen 10 – 30 % Ihrer Kosten einzusparen.
Hört sich erst einmal seltsam an. Ist aber eigentlich nicht verwunderlich. Das Geld im Unternehmen wird letztendlich von den Menschen ausgegeben. Es hängt oft unmittelbar von deren Verhalten ab, wie mit dem Geld in der Firma umgegangen wird.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Welche kulturelle Faktoren Ihre Kosten beeinflussen.
- Erste Ideen, was Sie dagegen tun können.
Der Mensch gibt das Geld aus.
In diesem Beitrag geht es in erster Linie um Verhaltensweisen, die dazu führen können, dass unnötig Geld ausgegeben wird. Das mit dem Geld nicht unternehmerisch umgegangen wird.
Einem Unternehmer und/oder Selbständigen ist das sonnenklar. Jeder Euro der ausgegeben wird, muss irgendwann zu einem Ertrag führen. Es muss einen Bezug geben zwischen Investition und Gewinn.
In Unternehmen geht dieser Bezug oft verloren. Kosten sind abstrakt. An die Stelle des Mehrwertes tritt das Budget.
Über die Kosten spricht man ungern.
Kosten sind gefühlt etwas für das Controlling, für die Steuerung. Sind etwas für Wirtschaftlichkeitsrechnungen oder Kosten- und Budgetplanungen. Sie werden aufgerechnet, summiert und kontrolliert. Spontan denken wir an Zahlenkolonnen und Excel. Und regen uns vielleicht über die „Erbsenzähler“ auf.
Genau da beginnt der Denkfehler. Kosten entstehen nicht aus dem Nichts. Sie entstehen dadurch, dass Menschen im Unternehmen Ausgaben tätigen. Von den Reisespesen über die Gehälter der Mitarbeiter bis zu den großen Projektbudgets.
In erster Linie hängt es von dem Verhalten der Menschen im Unternehmen ab, ob gut gewirtschaftet wird. Da geht es nicht darum, dass ein Controller wie ein Polizist einen böse anschaut oder Strafzettel austeilt. Es geht darum, dass es von dem Einzelnen nicht ok ist über rote Ampeln zu fahren. Für die wirtschaftliche Gesundheit und das Fortbestehen des eigenen Unternehmens.
Kulturfaktor Kostenbewusstsein
Fangen wir mit einer Frage an. Wie hoch schätzen Sie es ein, dass Ihre Mitarbeiter sich ausreichend über den Zusammenhang Kosten und Unternehmenserfolg bewusst sind. Mit meinen 25 Jahren Berufserfahrung könnte ich so manche Geschichte erzählen.
Es geht hier nicht um Sparfüchse oder Erbsenzähler. Glauben Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter (und Führungskräfte) über das Budgetdenken hinaus, sich Gedanken über notwendige Ausgaben und die Kostenentwicklung machen. Ganz zu schweigen von den Spesenoptimierern oder anderen fehlgeleiteten Ausgaben. Gibt es bei Ihnen Menschen, die sich ohne äußeren Anlass von sich aus Gedanken machen, wo sich Kosten vermeiden lassen? Effizienter gearbeitet werden kann.
Ein guter Gradmesser, inwieweit ihr Kostenbewusstsein im Unternehmen ausgeprägt ist oder nicht, ist der Umfang ihrer Regelwerke und das dazugehörige Controlling.
Kulturell hilft es, wenn über das Thema Kosten offen gesprochen wird und Zusammenhänge aufgezeigt werden. Und stärker auf die großen Ausgaben geachtet als nur auf die kleinen. Es geht um Ausgewogenheit – nicht um die Kosten für Kekse, Kaffee oder Getränke.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Welche kulturelle Faktoren Ihre Kosten beeinflussen.
- Erste Ideen, was Sie dagegen tun können.
Aus der Praxis
Es ging um das Thema Gehaltsanhebungen und Prämienzahlungen. Mein Nachbarbereich war dort sehr großzügig und dann wird gern mal verglichen.
Es ist nicht immer einfach seine Linie zu halten, wenn der Rest der Welt freizügiger ist. Es braucht innere Klarheit und Überzeugung. Aber auch die Fähigkeit zum richtigen Zeitpunkt großzügiger zu sein. Es geht um einen angemessenen Umgang mit Geld von der Firma.
Und führe mich nicht in Versuchung.
Das Thema Karriere, Status und die Orientierung an monetären Faktoren führen oft zu Fehlentwicklungen.
Es geht gar nicht mehr allein darum, einen guten Job zu machen, es geht dann plötzlich mehr um die nächste Statusgruppe, den dicken Dienstwagen und das gut gefüllte Portemonnaie.
Nicht selten werden dafür Macht und Budgets genutzt.
Es ist an der Zeit über Alternativen nachzudenken und ob ein solches Verhalten weiter erwünscht ist.
Projektbudgets.
Ich kenne Beauftragungen, wo das eine Projekt gerade abgeschlossen wird und schon das Folgeprojekt gestartet wird. Beide mit fragwürdigem Inhalt.
Ich kenne Dauerläufer, die über mehrere Jahre laufen und keiner die Traute hat, ein Projekt abzuschießen.
Ich kenne sehr große Projekt-Budgets, wo die Anzahl der Einzelprojekte kaum noch überschaubar ist. Oder sogar Berater angefangen eigene Projekte zu initiieren.
Mein Lieblingsbeispiel ist aber die Geschichte mit einem Projektleiter. Als ich sein Projekt in Frage stellte, antwortete er entrüstet, was soll ich denn machen. Ich bin doch Projektleiter. Dann brauche ich doch auch ein Projekt.
Das ist alles Teil der Kultur.
Kultur und Effizienz im täglichen Arbeiten.
Die indirekteste Form das unnötige Kosten entstehen, liegen in den Personalkosten. Und dort in der Ineffizienz im täglichen Arbeiten.
Arbeiten Sie effizient? Prüft jeder für sich regelmäßig die Effizienz seiner Arbeit um sie stetig zu verbessern und zu optimieren?
Auch hier geht es um Ausgewogenheit. Es geht nicht um Selbstoptimierung und -ausbeutung um jeden Preis oder die nächste Accord-Stufe. Und by the way, es geht auch nicht darum, die Meeting-Zeiten zu nutzen, um nebenher Mails zu lesen oder zu schreiben.
Es geht eher um den gesunden Menschenverstand. Ich weiß nicht wie viele Stunden ich in Meetings gesessen habe. Als Führungskraft wechselte ich oft von einem ins nächste. Häufig mit vielen anderen. Effizienz Fehlanzeige. Der Wunsch etwas zu ändern, eher unterschwellig. Es ist halt so.
Die Liste ließe sich beliebig fortentwickeln, mangelnder Projektfortschritt, Überbürokratisierung, fehlende Kommunikation, verdeckte Konflikte, endlose Konzeptarbeit, Schreiben von Berichten oder aufwändige Präsentationen, zu viel indirekte Kommunikation via Mails (s. Kasten rechts) bis hin zu den großen Klopfern z. B. „weiter das tote Pferd zu reiten“. Alles Sand im Getriebe. Alles Kostenverursacher.
Das ist Kulturarbeit pur. Es geht darum liebgewonnene Rituale, Gewohnheiten zu hinterfragen und Fehlentwicklungen konsequent aufzulösen. Machen Sie die Verbesserung der täglichen Effizienz zum Gesprächsthema. Holen sie es aus dem Schattendasein falscher Akzeptanz heraus. Machen Sie ordentlich Frühjahresputz. Und bleiben Sie dran. Kultur ist oft wie ein Gummiseil. Kurz mal nicht darauf geachtet und schon schnellt es in den alten Zustand zurück.
Kulturthema Budgetdenken.
Widmen wir uns mal einem kulturellen Thema „dem Budgetdenken“. Jeder Bereich hat ein Budget. Jedes Projekt hat eins.
Gerade in Bereichen, wo der Zusammenhang zwischen Investition und Gewinn nicht mehr eindeutig feststellbar sind, ist das verhandelte Budget an die Stelle des Mehrwertes getreten.
Was man hat, hat man. Budgets neigen dazu ausgegeben zu werden.
Interessanterweise versuchen Budgets auch immer zu wachsen. Mehr Geld, mehr Möglichkeiten, mehr Einfluss und Macht. In meinen beruflichen Anfangsjahren war ich Personalcontroller. Zum Thema langsames aber stetiges Wachstum könnte ich viel erzählen.
Und was haben Budgets jetzt mit Kultur zu tun?
Die Kultur spielt genau da eine Rolle, wo es um den persönlichen Umgang mit Budgets geht.
Ich habe sehr selten erlebt, dass jemand von sich aus, sein Budget nur sehr sparsam einsetzt und am Ende des Budgetzeitraums bewusst Einsparungen aufzeigt. Wer einspart wird unter Umständen „bestraft“, da gern neue Budgets auf Basis des Vorjahres besprochen werden. Budgets werden vorwiegend in Krisenzeiten reduziert. Das Budgetdenken fördert nicht das flexible Vorgehen mal bedarfsorientiert mehr oder weniger zu haben.
Auch im Umgang mit den Budgetverhandlungen zeigt sich die Kultur. Meist zeigt es sich bei der Frage nach mehr Mitarbeitern. Neue Themen heißt oft automatisch mehr Personal. Wer um jeden Cent kämpfen muss, gibt ihn ungern wieder preis. Ein wichtiger Nebenschauplatz neben dem Bereichsbudgets sind die Projektbudgets – nicht selten Fässer ohne Boden.
Auf die Spitze treibt das, die sogenannten Wirtschaftlichkeitsrechnungen. Zur Begründung eines Projektbudgets muss ein Businessplan erstellt werden. Ich habe selber viele erstellt und gegengelesen. In der kritischen Selbstreflexion waren sie nicht immer das Papier wert. Manchmal vielleicht gefühlt nur eine bürokratische Hürde, um eine gute Idee umzusetzen. Am Ende das Risiko, dass viel Geld für wenig Erfolg ausgegeben wird.
Hinter jedem Budget stecken Menschen, der der es ausgibt, der andere der es genehmigt. Nicht selten geht da, die eine oder andere Million verloren.
Das klassische Budgetdenken gehört kulturell auf den Prüfstand. Genauso wie das Besitzstandsdenken.
Der Umgang mit Budgets muss flexibilisiert werden. Sie können mal steigen, mal sinken. Es ist Zeit, die großen Budgets abzuschaffen. Im direkten Zusammenhang dazu stehen die MA-Kapazitäten. Wer sagt denn, dass die Mitarbeiter dem Bereich „gehören“. Es wäre interessant über klar zeitlich begrenzte Budgets für deutlich kürzere Projekt- und Lernschritte nachzudenken. Auch bereichsübergreifende Budgets oder sogar nur temporär gebildete Organisationseinheiten auf Zeit.
Dazu gehört naturgemäß auch das Thema Beraterkosten. Prüfen Sie regelmäßig das Verhältnis von Kosten und Nutzen und geben Sie nie die Steuerung aus der Hand.
Weitere Kulturthemen, die Kosten beeinflussen
Es gibt noch weitere kulturelle Themen, die direkt oder indirekt die Kostenentwicklung in Ihrem Unternehmen beeinflussen können. Dazu gehören, die Art der internen Organisation, die Führung und die einzelnen Mitarbeiter. Dazu in folgenden Artikeln mehr.
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Ein Transformationsbegleiter kann helfen.
Eine Kulturwandel kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Gerade hier kann ein neutraler Blick von Außen vor der eigenen „Betriebsblindheit“ schützen.
Wenn Sie das Thema Kosten zum Kulturthema machen wollen, kann ich Sie gern unterstützen. Das ist ein anderes, subtileres aber aus meiner Sich wirksameres und vor allem nachhaltigeres Vorgehen im Vergleich die Rasenmähermethode von Mc K. Schaffen Sie ein positives Kostenbewusstsein.
Mails und E-Mailketten.
Das Mail war an sich eine gute Erfindung. Die Ablösung und Beschleunigung des Briefverkehrs.
In Punkto Effizienz treibt das Thema aber einige Stilblüten. Da gib es Führungskräfte die stöhnen über 300 Mails täglich. Die Unart Mails per cc. an große Verteiler zusenden oder immer erreichbar zu sein. Verbunden mit dem Wunsch über alles informiert zu werden oder unabkömmlich zu sein.
Eine spezielle Form der Ineffizienz sind sogenannte Mail-Ketten. Ich hatte nicht selten verzweifelte Ansprachen von Mitarbeitern. Sie kämen mit anderen Mitarbeiter oder Bereichen nicht klar. Als Beweis wurden mir lange E-Mail Ketten (hin- und her) zugesandt. Der Ton wurde immer ruppiger, die Begründungen immer länger.
Die einfache Frage von mir, ob sie denn mal direkt mit dem Kollegen gesprochen hätten, führte zu großer Verwunderung. Meistens ließen sich die Themen in einem Gespräch schnell klären.
Heute nimmt die Anzahl der Kommunikationswege zu. Zum Telefon, Mail kommen diverse Chatprogramme oder Kollaboration-Plattformen bzw. Ticketsysteme. Da ist es manchmal schwer den Überblick zu behalten und etwas wiederzufinden. Manchmal ist weniger mehr.
Das ist alles Teil der Kultur.
Beschäftigt sein.
Ein interessantes Kulturelement zum Thema Effizeinz.
Arbeiten Sie (effizient) oder sind sie „nur“ beschäftigt.
Die regelmäßige Einladung zu Besprechungen oder andere Rituale haben einen besonderen Nebeneffekt. Sie geben einem das Gefühl beschäftigt zu sein. Gebraucht zu werden.
Ob das alles so effizient und wirkungsvoll ist, spielt auf den ersten Blick gar keine Rolle. Ich habe ja etwas zu tun. Ich weiß, was ich von 9 – 10 usw. mache. Mein Tagesablauf ist geregelt.
Schauen Sie mal auf Ihre eigene Tätigkeit. Nehmen Sie sich mal einen Tag und schreiben Sie auf, was Sie machen. Bewerten Sie dann für jeden Punkt den wirklichen Wirkungsgrad.