Wie gelingt mir eine erfolgreiche Umorganisation?

Aus der Reihe Transformation

Das passiert gefühlt immer häufiger. Es wird etwas umorganisiert. Manchmal ist man als Führungskraft der Initiator. Manchmal wird man neu-organisiert und/oder umstrukturiert. Nicht selten steht man vor der Aufgabe eine neue Aufgabe zu bewältigen oder ein neues Team zu führen. Die Frage ist, wie schaffe ich es als Führungskraft, mich selbst und meine Teams gut durch diese Transformation zu begleiten.

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Gibt es einen Leistungsknick in der zweiten Berufshälfte

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • Was macht Umorganisationen erfolgreich?
  • Sieben relevante Themenfelder, die Sie im Blick bahelten müssen.

Jede Ausgangssituation ist anders

In meiner beruflichen Laufbahn habe ich so einige organisatorische Veränderungen erlebt. Ich habe Abteilungen auf- und umgebaut, neu übernommen und auch wieder aufgelöst. Ich habe intern umstrukturiert, Führungs- oder Mitarbeiterwechsel oder auch komplette Neuorientierungen gestaltet.

Wie werden jetzt diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt?

Was auch immer die Ursache ist. Es gibt viel zu tun für die Führungskraft. Eigentlich sind viele Dinge klar. Doch gerade in der Umstellungsphase ist viel zu tun.

Die Kunst ist, alle Fäden soweit in der Hand zu halten, dass die richtigen Dinge in den Fluss kommen und nichts vergessen wird.

Relevante Erfolgsfaktoren sind: 

1. Der gute Start mit einer Standortbestimmung

Am Anfang lohnt es sich die Zeit zu nehmen für eine Standortbestimmung. Wo stehe ich, wo stehen meine Leute, was habe ich vor oder was ist gerade passiert.

Dabei helfen systemische Fragen. Nutzen Sie die Gespräche Ihrem Chef , dem relevanten Umfeld und mit Ihren Mitarbeiter*innen. Nehmen Sie die Themen möglichst offen und vollständig auf.

Vielleicht gibt es einen neuen Auftrag oder die Themen sind für Sie neu. Sie kennen die Teams noch nicht oder bemerken, dass viele aus Ihren Teams verunsichert sind. Je mehr Sie sich hier die Zeit nehmen, desto gezielter können Ihre nächsten Schritte gestaltet werden.

2. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Auch klar. Gerade in Zeiten eines Umbruchs sind gute Informationen lebenswichtig. Schnell entstehen Unmut, Enttäuschungen oder sogar ungünstige Gerüchte.

Bereiten Sie Ihre Kommunikationsschritte sorgfältig vor. Oft geht das in der Hektik des Alltags schwer.

Bleiben Sie ehrlich und authentisch. Suchen Sie das Gespräch mit den Mitarbeiter*innen. Haben Sie eine offene Tür. Wecken Sie nicht ungewollt Erwartungen oder machen Sie zu früh Zusagen. Gerade Ihr Verhalten steht in den ersten Tagen auf dem Prüfstand. Die Menschen orientieren sich an Ihnen.

3. Sprechen Sie über Ziele, geben Sie einen Rahmen

Auch wenn die Ziele von oben nicht 100% klar sind, finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter*innen eigene Ziele – eine erste Richtung.

Ihre Mitarbeiter*innen brauchen jetzt Orientierung, einen Weg, nächste Schritte. Bringen Sie sie in Bewegung. Beteiligen Sie sie so weit wie möglich. Es braucht hier eine gute Präsenz.

Die Ziele können sich über den Zeitverlauf auch wieder ändern. Hauptsache es gibt erste Ideen. Überlassen Sie die Mitarbeiter*innen nicht sich selbst.

4. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter am Veränderungsprozess

Idealerweise entwickelt sich eine Veränderung von innen heraus. Die Mitarbeiter*innen entwickeln selbst Ihre neue Organisation. Das ist nicht immer gegeben.

Nutzen Sie intelligent Ihre Ressourcen. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie entlasten sich selbst und machen Ihre Mitarbeiter*innen zu Mitwirkenden.

Stellen Sie offene Fragen, fragen Sie nach Vorschlägen. Lassen sie die Mitarbeiter Themen selbst erarbeiten. Machen Sie nicht alles selbst. Auch Mitarbeiter von Ihnen können Termine wahrnehmen.

5. Umgang mit dem Faktor Zeit

In der Phase der Umorganisation ist der Faktor Zeit meistens knapp. Die Aufgaben müssen am Laufen gehalten werden. Das gilt für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Deshalb geht es um klare Prioritäten und eine Steuerung auf Sicht.

Eine gute Selbstführung ist das Gebot der Stunde. Gut, wenn Mitarbeiter*innen gewohnt sind selbständig zu arbeiten

6. Transparenz und Übersicht

Nutzen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter*innen einen flexiblen Plan. Damit nichts vergessen wird oder verloren geht. 

7. Lassen Sie sich durch einen Veränderungsprofi unterstützen

Es ist einfach zu viel zu tun. Da kann es sinnvoll sein, sich durch einen Profi unterstützen zu lassen. Dabei geht es nicht allein um Einzelnahmen wir die Gestaltung von Workshops.

Es geht um den gesamten Prozess. Der oder die Partner/in kann Sie im Gesamtmanagement beraten. Er oder sie unterstützen bei der Konzeption und Durchführung von Einzelmaßnahmen.

(erstellt 08.03.2021)

 

Ein Veränderungsprofi kann entlasten

Eine Umorganisation ist dann erfolgreich, wenn es gelingt den Gesamtprozess im Auge zu behalten und die einzelnen Schritte gezielt zu planen und umzusetzen.

Dabei kann ein Profi gut unterstützen. Als Sparringspartner und Berater sorgt er für den Überblick und die richtige Reihenfolge. Als Partner kann er einzelne Maßnahmen konzipieren und bringt dabei seine Veränderungserfahrung mit ein. 

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • Was macht Umorganisationen erfolgreich?
  • Sieben relevante Themenfelder, die Sie im Blick bahelten müssen.

Überraschung Umstrukturierung

Es kommt öfter vor als man denkt. Die Chefs sitzen im stillen Kämmerlein zusammen. Raus kommt eine neue Organisationsstruktur. Am Tag x ist dann die Verkündung. 

Dann startet die Unruhe, Irgendwie ruckelt es sich dann wieder zurecht.

Es scheint vermeintlich leichter zu sein so im kleinen Kreis. Oft führt das aber im Nachgang zu größeren Verwerfungen und teilweise notwendigen Korrekturen. Ich habe das als Führungskraft oft erlebt. Das ist meistens für die Beteiligten nicht angenehm. Man braucht viel Arbeit, um das Vertrauen wieder aufzubauen.

Organisation um Menschen herum

Ein großes Handicap einer erfolgreichen Umorganisation ist oft der Fall, dass um einzelne Personen herum organisiert wird. Es geht primär gar nicht um eine optimale Aufstellung und gute Prozesse.

Es geht vielmehr darum, dass jede/r einen guten Platz findet. Auch wenn dann die Organisation ums Eck geplant wird.

Manchmal wäre hier ein bisschen mehr Mut gut.

Pseudo-Umorganisationen

Kennen Sie das? Der Changebereich stellt die neue Organisation oder Arbeitsweise vor. Es gibt viel Kommunikation, viele Workshops.

Nachdem sich der Rauch verzogen hat, macht jede/r weiter, wie er oder sie denkt.